E‑Rechnung

Ab 1. Janu­ar 2025: E‑Rechnung

Mit dem im März 2024 vom Bun­des­rat ver­ab­schie­de­tem Wachs­tums­chan­cen­ge­setz erge­ben sich Ände­run­gen in der Aus­stel­lung und dem Emp­fang von Rech­nun­gen im B2B-Bereich.

Danach sind ab dem 1. Janu­ar 2025 alle Unter­neh­men ver­pflich­tet, den digi­ta­len EMPFANG, die Les­bar­keit und die Archi­vie­rung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen (soge­nann­ten E‑Rechnungen) voll­stän­dig zu gewähr­leis­ten. Hier­für genügt zunächst eine E‑Mail-Adres­se.

Die Zie­le sind ein­deu­tig: die Stan­dar­di­sie­rung und Ver­bes­se­rung der Daten­qua­li­tät für umsatz­steu­er­li­che Mel­dun­gen. Dies wird auch dazu bei­tra­gen, die Effi­zi­enz und Trans­pa­renz in der gesam­ten Lie­fer­ket­te zu ver­bes­sern und Betrug sowie Steu­er­hin­ter­zie­hung zu bekämpfen.

Für den VERSAND von E‑Rechnungen gibt es Über­gangs­re­ge­lun­gen bis zum Jahr 2027.

Zum The­ma wer­den wir in Koope­ra­ti­on mit tatort:Steuern eine Info­ver­an­stal­tung für unse­re Man­dan­ten anbieten.

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung über­mit­telt Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen elek­tro­nisch, um auto­ma­ti­siert emp­fan­gen und wei­ter­ver­ar­bei­tet zu werden. 

Damit wird eine durch­ge­hend digi­ta­le Bear­bei­tung von der Erstel­lung bis zur Zah­lung der Rech­nung möglich. 

Wich­tig hier­bei: eine PDF-Datei oder Word-Datei allein ist kei­ne E‑Rechnung.

Eine E‑Rechnung über­mit­telt Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen elek­tro­nisch, um auto­ma­ti­siert emp­fan­gen und wei­ter­ver­ar­bei­tet zu werden. 

Damit wird eine durch­ge­hend digi­ta­le Bear­bei­tung von der Erstel­lung bis zur Zah­lung der Rech­nung möglich. 

Wich­tig hier­bei: eine PDF-Datei oder Word-Datei allein ist kei­ne E‑Rechnung.

E‑Rechnungen müs­sen:

E‑Rechnungen müs­sen:

Das wich­tigs­te in kürze

E‑Rechnung 2025

Die E‑Rechnung wird gesetz­lich ver­pflich­tend und Unter­neh­men müs­sen ihre Pro­zes­se anpassen.

Die­se Umstel­lung bringt zahl­rei­che Vor­tei­le: Sie schafft einen ein­heit­li­chen Stan­dard für digi­ta­le Abläu­fe zwi­schen Kun­den, Lie­fe­ran­ten und Steu­er­be­ra­tern, wodurch alle Betei­lig­ten auf der glei­chen Grund­la­ge arbeiten.

Dies führt zu effi­zi­en­te­ren Arbeits­ab­läu­fen und erheb­li­chen Kos­ten­ein­spa­run­gen. Nut­zen Sie die Chan­ce und stel­len Sie jetzt um, um früh­zei­tig von die­sen Vor­tei­len zu profitieren!

Die Pflicht zur E‑Rechnung ist eine gro­ße Chan­ce für die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on in Deutsch­land und der ers­te Schritt zu einem EU-wei­ten digi­ta­len Meldesystem.

Wir haben für Sie auf die­ser Sei­te das Wich­tigs­te zusammengestellt.

Die wich­tigs­ten Daten:

Ab 1. Janu­ar 2025:

Ab 1. Janu­ar 2027

Ab 1. Janu­ar 2028

Gibt es Aus­nah­men für die E‑Rechnungspflicht?

Rech­nun­gen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und Fahr­aus­wei­se gemäß § 34 UStDV kön­nen wei­ter­hin als sons­ti­ge Rech­nung aus­ge­stellt wer­den. Rech­nun­gen an Ver­brau­cher sind grund­sätz­lich nicht betroffen

Wenn der Emp­fän­ger eine E‑Rechnung nicht emp­fan­gen oder ver­ar­bei­ten kann, hat er kei­nen Anspruch auf eine Papierrechnung.

Papier und PDF-Datei genügt nicht

Ein PDF ist kei­ne E‑Rechnung – elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müs­sen bestimm­te Vor­ga­ben erfül­len (sie­he Formate/​Arten), die in der Euro­päi­schen Norm 16931 fest­ge­legt sind.
Bis zum 31. Dezem­ber 2026 dür­fen noch Papier­rech­nun­gen ver­sen­det werden.

ABER: Nicht den neu­en Vor­ga­ben ent­spre­chen­de elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen (z.B. PDF) dür­fen nur noch mit Zustim­mung des Emp­fän­gers ver­sandt werden.

Wel­che Formate/​Arten der
E‑Rechnung gibt es?

Die wich­tigs­ten Antworten

Das For­mat der E‑Rechnungen soll sicher­stel­len, dass sie unver­än­der­lich und maschi­nen­les­bar sind, das Zusam­men­spiel ver­schie­de­ner Sys­te­me ermög­li­chen und die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfül­len. E‑Rechnungen kön­nen ent­we­der voll­stän­dig struk­tu­riert oder in einem hybri­den For­mat erstellt werden.

Eine voll­stän­dig struk­tu­rier­te E‑Rechnung ent­hält alle Infor­ma­tio­nen in einem maschi­nen­les­ba­ren For­mat wie XML. Dies ermög­licht eine auto­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung der Rech­nungs­da­ten durch Com­pu­ter­sys­te­me, ohne dass ein zusätz­li­cher men­schen­les­ba­rer Datei­teil benö­tigt wird.

Im Gegen­satz dazu besteht ein hybri­des For­mat aus zwei Tei­len: einem struk­tu­rier­ten Daten­teil (z.B. XML-Datei) für die auto­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung und einem men­schen­les­ba­ren Datei­teil (z.B. PDF-Doku­ment), der für die visu­el­le Prü­fung durch Men­schen gedacht ist. Bei­de Tei­le müs­sen in einer Datei zusam­men­ge­fasst wer­den, um sowohl die maschi­nel­le als auch die manu­el­le Ver­ar­bei­tung der Rech­nung zu unterstützen.

Alle umsatz­steu­er­recht­li­chen Pflicht­an­ga­ben müs­sen in jedem Fall im struk­tu­rier­ten Teil der E‑Rechnung ent­hal­ten sein, unab­hän­gig davon, ob die Rech­nung voll­stän­dig struk­tu­riert oder in einem hybri­den For­mat vorliegt.

Bekann­te und für E‑Rechnungen anwend­ba­re For­ma­te sind die XRech­nung oder die Rech­nung im ZUGFeRD-Format).

XML ist die am häu­figs­ten ver­wen­de­te Spra­che für E‑Rechnungen. Es wird von den EU-Richt­li­ni­en und den meis­ten inter­na­tio­na­len Stan­dards unter­stützt. XML ist eine Aus­zeich­nungs­spra­che, die struk­tu­rier­te Daten in einem hier­ar­chi­schen For­mat dar­stellt. Eine E‑Rechnung in XML ent­hält Fel­der für Infor­ma­tio­nen wie Rech­nungs­num­mer, Rech­nungs­da­tum, Name und Adres­se des Rech­nungs­emp­fän­gers, Men­ge und Preis der gelie­fer­ten Waren oder Dienst­leis­tun­gen sowie Anga­ben zur Umsatzsteuer.

Das PDF kann beim Emp­fän­ger nicht voll­stän­dig auto­ma­tisch ver­ar­bei­tet wer­den und erfor­dert daher manu­el­les Arbei­ten. Es ist allein kein struk­tu­rier­tes For­mat für eine E‑Rechnung, son­dern kann nur ergän­zen­der, visu­el­ler Bestand­teil eines ande­ren For­mats sein.

ZUGFeRD ist ein deut­scher Stan­dard für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, der auf PDF/​A basiert und struk­tu­rier­te Daten im XML-For­mat in die PDF-Datei integriert.

XRech­nung bezeich­net den Stan­dard zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an öffent­li­che Auf­trag­ge­ber in einem rein struk­tu­rier­ten XML-Daten­satz. Die­ser Stan­dard ist bereits seit meh­re­ren Jah­ren ver­pflich­tend, wenn Rech­nun­gen an Bun­des- oder Lan­des­be­hör­den gestellt werden.

Soft­ware-Lösun­gen zur E‑Rechnung

Anbie­ter wie Lexof­fice, Lex­wa­re, Sev­desk und Buch­hal­tungs­but­ler berei­ten sich bereits auf den Emp­fang von E‑Rechnungen vor. Wir emp­feh­len Ihnen, Ihre Fak­tu­rie­rungs­soft­ware sorg­fäl­tig und pas­send zu Ihren Anfor­de­run­gen aus­zu­wäh­len. Sofern Sie bereits eine Lösung im Ein­satz haben, set­zen Sie sich bit­te mit Ihrem Anbie­ter in Ver­bin­dung, um sich auf den Emp­fang der E‑Rechnung vorzubereiten.

Unser Soft­ware­an­bie­ter DATEV bie­tet Lösun­gen für den Emp­fang, die Archi­vie­rung, die Erstel­lung und den Ver­sand von E‑Rechnungen an. Hier­zu gehören

Wir emp­feh­len

Opti­mie­ren Sie Ihre Pro­zes­se rechtzeitig!

Die bevor­ste­hen­de Ein­füh­rung der gesetz­li­chen Ver­pflich­tung zur Nut­zung von E‑Rechnungen erfor­dert eine recht­zei­ti­ge Vor­be­rei­tung sei­tens der Unter­neh­men. Dabei kommt der tech­no­lo­gi­schen Anpas­sung beson­de­re Bedeu­tung zu. Unter­neh­men müs­sen sicher­stel­len, dass ihre IT-Infra­struk­tur und Soft­ware­lö­sun­gen den Emp­fang, die Erstel­lung, Ver­ar­bei­tung, Archi­vie­rung und Über­mitt­lung von E‑Rechnungen unterstützen.

Online: Mandanten­veranstaltungen

Wir bie­ten Ihnen die fol­gen­den Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tun­gen online an und bit­ten Sie, sich die­se Ter­mi­ne vorzumerken.

Falls Sie Inter­es­se an der Teil­nah­me an einer Ver­an­stal­tung haben, mer­ken wir Sie gern vor. Schrei­ben Sie uns ein­fach eine kure Nachricht.

Man­dan­ten­ver­an­stal­tung Online: „Fit für die E‑Rechnung„
in Zusam­men­ar­beit mit DATEV
27.08.2024, 10:00 – 12:00 Uhr
23.09.2024, 10:00 – 12:00 Uhr

Man­dan­ten­ver­an­stal­tung Online zu DATEV Auf­trags­we­sen Next und der DATEV E‑Rechnungsplattform
in Zusam­men­ar­beit mit Con­Nect GmbH
10.10.2024, 14:00 – 16:00 Uhr
03.12.2024, 14:00 – 16:00 Uhr